Główne zasady organizatora eventów

Organizując event, każdorazowo powinniśmy opierać swoje działania na kilku żelaznych zasadach, które nie tylko obowiązują w tej branży, ale przede wszystkim ułatwiają opanowanie tematu od zalążka pomysłu do 100% (albo więcej 🙂 ) realizacji. Agencje eventowe cechuje zmysł organizacyjny, ale dobrego planu nie może zabraknąć.

Opierając się na nieskończonych pokładach naszej kreatywności, punktem wyjścia do zaprojektowania i zorganizowania kultowego wydarzenia, jest przede wszystkim

1.) indywidualny wybór charakteru, treści i miejsca imprezy. Dla kogo organizujemy event? Co chcemy osiągnąć? Zintegrować zespół pracowników, zaprezentować wizerunek firmy na zewnątrz, a może spowodować wzrost zaangażowania i efektywności pracowników? Rozmawiając z klientem SŁUCHAJMY jakie są jego potrzeby i oczekiwania, analizujmy je, a następnie pod tym kątem dobierajmy charakter eventu (np. efektywny onboarding, cykliczne spotkania biznesowe, piknik rodzinny) oraz najlepsze miejsce do jego realizacji. Następnie:

2.) tworzymy scenariusz eventu, jak najbardziej szczegółowy program obejmujący otwarcie, przebieg i zamknięcie imprezy. Scenariusz jest naszym dokumentem wewnętrznym. Tworząc go, jednocześnie:

3.) kreujemy atrakcje – angażujące, aktywizujące uczestników, spójne z celem eventu,

4.) aranżujemy scenografię lub przestrzenie. W tym momencie powinniśmy także poszukać sposób na osiągnięcie efektu wow. Możemy to zrobić poprzez wykreowanie superatrakcji (np. obsadzenie w roli prowadzącego znanego konferansjera, mapping, pirotechniczne show), osadzenie eventu w wyjątkowym miejscu lub zaaranżowanie przestrzeni przy użyciu świateł lub najnowszych technologii.

Kiedy mamy już scenariusz imprezy:

5.) ustalamy szacunkową listę gości. W jej obszarze uzgadniamy menu i kontakty z firmą cateringową, ewentualną organizację transportu, zaproszenia, materiały i upominki dla uczestników.

Na tym etapie możemy określić przynajmniej orientacyjny budżet wydarzenia.

Jako organizator eventu musimy także dowiedzieć się, czy organizowane wydarzenie wymaga uzyskania pozwoleń wymaganych prawem i, jeśli tak, uzyskać je.

Jeśli mamy już kreatywny pomysł na cały event i doprecyzowany plan, trzeba zadbać o skuteczną

6.) promocję imprezy. To szczególnie ważne w przypadku imprez organizowanych na zewnątrz firmy. Niemniej czy projektujemy event w strukturach firmy, czy dni otwarte dla kandydatów na firmowe stanowiska, musimy zadbać o odpowiednio głośną reklamę poprzez komunikaty w środkach masowego przekazu, social media, zaproszenia, plakaty.

Obszarami, na które organizatorzy wydarzeń często kładą zdecydowanie za mały nacisk, są wszelkie kwestie dotyczące bezpieczeństwa uczestników eventu. Będąc profesjonalną agencją eventową nie możemy sobie na to pozwolić, dlatego też jedną z naszych głównych zasad jest

7.) zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom eventu, poprzez zabezpieczenie medyczne imprezy, oznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, sprawdzenie atestów urządzeń wykorzystywanych podczas wydarzenia oraz sprzętu ratowniczego i gaśniczego.

Z naszym zmysłem organizacyjnym, doprecyzowanym planem minimalizującym wystąpienie niesprzyjających okoliczności, możemy realizować nasz pomysł na event. Pozostaje zatem

8.) koordynacja imprezy i dbanie, aby wszystko poszło zgodnie z planem. Specyfika eventów, podczas których gromadzi się mnóstwo ludzi, rządzi się jednak tym, że pomimo dbałości o najdrobniejsze szczegóły, z nieprzewidzianych przyczyn coś może pójść nie tak, i wówczas trzeba mieć plan awaryjny. Należy o nim pamiętać i przy każdym evencie mieć taki plan w zanadrzu. Czasem w takiej sytuacji asem w rękawie może okazać się efekt WOW.

Organizacja każdego eventu nieodzownie łączy się z posiadaniem planu i wdrożeniem w życie pewnych zasad. Głowy organizatorów eventów są pełne milionów pomysłów, więc pewne uporządkowanie jest potrzebne. W efekcie nieokiełznana kreatywność w połączeniu ze zmysłem organizacyjnym może być kluczem do sukcesu! 🙂

Wróć do wpisów
%d bloggers like this: